摘要: 計算機技術和通訊手段的日新月異正在不斷改變建筑師管理和搜尋業(yè)務的方式。基于這一背景,對數據庫系統及網絡通訊在建筑市場業(yè)務中的組成和應用進行了探討,同時也試圖指出市場數字化技術的利弊所在。
數個世紀以前,達·芬奇筆下的蒙娜麗莎為世人獻上了代表人與藝術之美的永恒微笑。如今,一日千里的技術發(fā)展不斷改變著人們的生活、工作的方式和內容。它又為我們帶來了怎樣的“微笑”呢?
眾所周知,數字化媒體在建筑設計中的運用大大改觀了建筑師的工作方式。但至少到目前為止,電腦和網絡技術在建筑市場業(yè)務的開展中所起到的作用以及由此產生的巨大影響,卻沒有引起專業(yè)人士的足夠重視。人們對它的理解大多還局限于電子郵件對電話、傳真形成沖擊這樣的層面上。就本質而言,這種理解還是將它混同于普通的傳播媒介和社會服務機構所受到的影響,任何商業(yè)交往都概莫能外。這根本沒有涉及建筑市場的專業(yè)特點與電子媒介這一新興手段的真正結合,更談不上什么有效應用了。
幸運的是,無論何時總有那么一些“敢為天下先者”。這些建筑專業(yè)人員充分利用電腦技術在搜集、管理和傳達信息方面的巨大優(yōu)勢,并將其以革命性的方式實際應用到自己的業(yè)務搜尋和管理經營中去,從而在建筑市場中把握到制勝的先機。對數據庫系統和網絡通訊的有效利用成為他們先聲奪人的利器。然而這還不是事情的全部。
擁有了上述的手段就一定能保證所向披靡嗎?回答是否定的。就某種程度而言,這只是必要條件,但還不夠充分。數字化手段在為建筑師的市場工作提供有力技術支持的同時,也在無形中為人們提出了另一方面的問題:面對面的交流越來越多地被遠隔千里的電子郵件替代,洽談與商榷的藝術不會被技術的滔天駭浪所吞沒嗎?
數據庫營銷管理系統的組成
數據庫管理系統從不同的角度出發(fā),可以有不同的組成分類。
按照通常的慣例,一個數字化系統往往可以分為軟件和硬件兩大部分。硬件部分,包括個人電腦、網絡接駁設備、打印輸出設備、投影儀等。軟件則可分為通用的辦公軟件和為建筑市場營銷特制的工具包。
通用軟件以微軟公司的MS Of-fice系列為代表,覆蓋范圍遍及世界各地。幾乎可以說只要有電腦的地方,就有微軟的足跡。MSOffice作為一套成熟的通用辦公軟件包,幾乎涵蓋了日常辦公功能的各個方面,其中既有專為數據庫編制管理的Access,又有可用于計劃、日程安排和通訊聯絡的Outlook,更不用提大名鼎鼎的Word、Excel了。這些軟件再輔之以桌面排版印刷系統(Pagemaker)和圖像編輯處理工具(Photoshop),應該足以應付絕大多數的營銷管理業(yè)務了。
為建筑市場營銷特別設計的專業(yè)軟件包,在國內現在還很少見到。普通財會軟件并不能簡單地用于建筑市場營銷管理。道理并不復雜,市場營銷管理不能簡單地理解為財務管理,二者甚至可以說根本就是兩回事。國外則有MarketEdge這樣的專業(yè)軟件。它是由美國FileMaker Pro公司編寫的一個簡單易用的數據庫管理系統,其中包括MarketPlace、ContactManager、ProposalMaker、ProjectQualifier四個模塊。這四個模塊可以分別進行公司和客戶的列表、記錄和報道所有的業(yè)務聯系以及潛在客戶的后續(xù)行為、制定任務計劃等工作,并同時對上述活動進行實時的監(jiān)控和跟蹤,以便隨時提出適當的建議,幫助營銷管理人員對計劃進行評估,從而增加項目的效率并贏得更多的機會。
數據庫管理系統還可以分為兩種廣泛的類型:前臺工具和后臺工具。前臺工具指用于和客戶或可能的買主進行直接交流的那部分系統;后臺工具則包括創(chuàng)造和管理前臺使用的交流信息的系統工具,主要就是數據庫管理、單位內部的局域網絡等。前者既包括宣傳手冊、印刷發(fā)行物、幻燈片、提案及簡報等傳統材料(所有這些都可能同時以傳統方式和電子形式出現),也含有大屏幕投影儀、便攜式電腦、網絡站點等新興的電子媒介。
除了專門定制的營銷軟件包,上述系統的絕大部分在我國的各個院、所、公司都已司空見慣并廣為應用。當然,我們主要是用來進行CAD繪圖,充其量也就是保存一下圖紙,管理一下工資單;蛘哒f,各個部分只是各行其道,并沒有組成一個有機高效的整體。過去有一種說法,人腦的巨大潛力人類終其一生也往往只用到了其中的百分之一。電腦之于我們呢?恐怕也好不到哪里去吧。雖然現在已經很少發(fā)生把洗衣機當米缸用的笑話了,但有一點是可以肯定的:我國現有的硬件系統仍然沒有充分發(fā)揮它們的潛力。將這里所提及的眾多軟硬件技術、前后臺工具組織融合成為一個協調的市場營銷系統,就意味著必須對設計單位的目標、設置的優(yōu)先順序給予充分的理解,意味著對一系列問題的思考:系統的各個部分各自具備哪些功能,可以發(fā)揮什么作用,怎樣發(fā)揮這些作用?
建筑業(yè)務管理中數據庫系統的應用
計算機技術的最大優(yōu)勢之一體現在它對大量復雜數據的快速、精確的處理能力。而所謂數據庫則是經過組織的一些關于某個特定主體或對象的信息集合。數據庫管理系統作為一類重要的軟件應用程序,可以對大量的數據進行搜集和管理。最典型的應用實例是我們常常接觸到的工資管理系統。
對于建筑設計單位而言,無論是設計院還是設計公司、事務所,都涉及內部管理和外部業(yè)務兩方面。前者主要在于人事管理,后者則集中于項目管理。介于兩者之間的是資料信息管理。三者協同運作,缺一不可。建筑業(yè)務的管理和營銷過程就是圍繞著反復出現的通訊聯絡和經營管理信息而運作的。這些任務尤其適合于數據庫管理系統。數據庫中所關聯的信息儲存和操作可以包括項目歷史、設計人員的個人資料、圖片資料庫以及商業(yè)洽談聯系的追蹤記錄等等。
這樣一個動態(tài)開放的、多渠道的數據庫對于設計單位意味著什么呢?可以從以下幾個例子來理解:商業(yè)洽談的事前資料備忘、可以高效聯系的通訊方式、對洽談紀錄的追蹤分析、用以形成下一輪工作豐富背景的事后總結資料等等,所有這些就足以構成一個典型的數據庫,一個完整的、自足的良性循環(huán)系統。位于紐約的DBB(DavisBrody Bond)公司是一個擁有85名員工和50年歷史的事務所。早在1998年,其市場部就開始著手對公司的數字化工具在市場方面的運用進行了不斷的升級、擴展和結合。設計公司的行銷正越來越依賴于計算機以確定市場客戶,為此制訂計劃并在和潛在客戶的交流中運用這些信息。重點就在于盡可能多地搜集信息,然后再用這些數據為接下來的新項目提供有力的技術支持,幫助它們生成成功的計劃提案。當然,信息的種類遠不止這些,更多的則在于建筑類型、場地信息、建筑費用的概預算指標等,正是它們組成了通常所說的設計資料。
設計資料數據庫的建立所帶來的最為直接的益處之一,就是為設計人員提供了方便、完備的設計背景,使他們不必再將額外的時間過多花費在前期準備階段,從而更快地進入角色。與此同時,它還為樣板文件的共享以及任務格式的標準化提供了更大的可能。這一點對于市場業(yè)務的開展具有不同尋常的意義:一
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