對于施工項目來說,其收入已經在投標階段初步確定,項目經理部的主要責任一般是 “ 在核定的成本范圍內,順利完成建造過程 ” 。但在與企業(yè)的實際交流中,筆者卻發(fā)現(xiàn)大多數項目的成本是在項目結束后通過反復核算才得到的,這時項目成本已經既成事實,盈虧無可更改。由此可見,有效的成本管理必須是項目過程中的管理,這為項目管理者帶來了挑戰(zhàn)。
在信息化時代, “ 項目成本管理軟件系統(tǒng) ” 作為為項目部提供的管理工具,為項目提供了在運行當中動態(tài)歸集成本,量化分析盈虧等多項功能,使得過程中的成本管理成為可能。這種 “ 軟件系統(tǒng) ” 一般包括:進度管理、預算管理、材料管理、機械管理、分包管理、勞務管理、財務管理、成本分析等子系統(tǒng),專業(yè)化特征非常突出和鮮明,歸納起來如下: 及時、真實反映成本,真正實現(xiàn)動態(tài)成本歸集
當前多數施工企業(yè)現(xiàn)行的成本核算方法有一定的缺陷:一是多部門重復記帳,數據源不統(tǒng)一。以材料業(yè)務為例,往往需要材料、財務反復核對。二是財務要見到票據才能記帳,而項目中很多往來票據的時間嚴重滯后。三是一些費用的攤銷經常是不確定或難以確定的,由于財務處理方式的不同,同樣的原始數據會體現(xiàn)出不同的成本值。
在實際中,很多企業(yè)在項目結束的時候或是階段性結束時,根據財務的要求進行成本歸集和核算。由于時間的積累,加上部門間各自為政,積累的浩大單據已經難以對應。為了做到 ‘ 帳帳相符 ' ,各業(yè)務部門就要反復核對、查找、調整,所有的參與人員都筋疲力盡,而最終上報到決策者手中的數據還不一定能反映項目的實際成本狀況。
針對這一現(xiàn)象, “ 軟件系統(tǒng) ” 首先統(tǒng)一數據源,大大提高了數據的真實性、準確度,同時,無需多各部門重復勞動,也簡化了工作。在成本歸集中, “ 軟件系統(tǒng) ” 采用了系統(tǒng)強制和人工干預相結合的方式,對已發(fā)生未結算項目、待攤費用等進行成本歸集。如前所述,日常數據已在發(fā)生時及時錄入系統(tǒng),那么即使單據沒有結算、未明確攤銷要求,系統(tǒng)仍將以預提的方式,將消耗記入成本,以減小成本偏差。這樣就在日常業(yè)務的基礎上,通過系統(tǒng)內置的規(guī)則生成完整的成本數據;谟嬎銠C的強大計算能力,輕松的實現(xiàn)了成本動態(tài)歸集,實時監(jiān)控。 精細管理,深入業(yè)務實際
傳統(tǒng)財務科目設置的根本目的是為了記帳,對于成本控制來說,其細度是不夠的。如財務上經常在 “ 主要材料 ” 科目下設置 “ 木材 ” 這一科目,但在成本控制中,由于結構階段所用方木和裝飾用木材其屬性、施工工藝根本不同,要采用迥然不同的方式進行管理。因此,僅靠財務部門成本核實的結果是無法進行有效成本控制的。
為了解決這一問題, “ 軟件系統(tǒng) ” 按照管理特征對各種成本對象進行分類,服務于而不拘泥于財務成本核算的框架。如將鋼筋、商砼從材料管理中剝離出來進行單獨管理,對周轉材料也區(qū)分了自有周轉和租賃周轉兩類,等等。使系統(tǒng)真正貼合項目的業(yè)務實際,能夠做到精細管理。 過程計劃控制,實現(xiàn)目標管理
“ 軟件系統(tǒng) ” 一般遵循 PDCA 循環(huán)的管理理念,強調計劃的作用。在企業(yè)應用實踐中,結合目標管理方法,實現(xiàn)目標責任分解,增強全員成本意識,從根本上轉變基層員工成本觀念淡漠的現(xiàn)狀。
計劃是加強管理的源頭,是進行全過程績效考評的衡量基準。因此,根據項目的特點,編制詳細、能夠指導具體施工過程的一套施工計劃,需要科學的方法和適宜的工具進行支撐。首先,根據國際上先進的項目管理理念,引入了工作分解結構( WBS )做為管理工作的基礎;其次,明晰區(qū)分滾動計劃時間、實際時間、基準時間的概念。在三套時間的機制上,實現(xiàn)了 WBS 節(jié)點相關數據的實時動態(tài)更新;再次,結合工程造價管理系統(tǒng),直接將中標數據(工程量清單報價表或工程預算書)導入到成本管理系統(tǒng)中,再根據具體情況分解到各項工作任務上。這就為需用計劃的編制提供了參考性坐標;最后,計劃和實際發(fā)生數據都直接對應到施工部位,從而真正實現(xiàn) “ 限額領料 ” 。
這些方法和手段的運用,使項目人員通過分工與協(xié)作,共同編制了完整而合理的計劃體系,直接指導施工過程。再結合實際業(yè)務數據的錄入和匯總結果,我們就可以清楚的看到實際執(zhí)行與計劃的偏差,這時管理人員可以針對性的采取改進措施,同時也可以對相關責任人員進行令人信服的獎罰。 ‘ 成本控制 ' 正是在這一系列管理活動中,得到了落實。 打通業(yè)務流程,建立項目業(yè)務工作平臺
當前的施工項目部中,各職能部門常出現(xiàn)畫地為牢現(xiàn)象,表面上看是各司其職,實際上由于各業(yè)務部門的工作相互不交圈或交圈不徹底,一方面造成部分工作在各業(yè)務部門內重復勞動,信息不能共享;另一方面,有些工作處于無人負責的狀態(tài)。
“ 軟件系統(tǒng) ” 會將項目部的基礎工作流程以規(guī)則的形式體現(xiàn)到產品當中。這樣 “ 軟件系統(tǒng) ” 的使用就幫助項目部建立了 ‘ 各主要業(yè)務部門的工作平臺 ' ,實現(xiàn)了共享信息,按流程傳遞工作成果;進而使各業(yè)務崗位人員的工作規(guī)范化、流程化、自動化。
筆者認為, ‘ 業(yè)務工作平臺 ' 的思想是管理實踐的結晶,蘊含了先進的管理理念。這一目標的實現(xiàn),徹底打破了項目部各業(yè)務部門間相互割裂的現(xiàn)狀,為項目建立通暢的溝通機制、有效的制約機制,并最終形成有能力、高效的業(yè)務團隊奠定了堅實的基礎。 收支兩線結合,盈虧對比分析
“ 軟件系統(tǒng) ” 中的工作分解結構( WBS ),一方面可以和計劃、實際業(yè)務單據有機的結合在一起;另一方面,也可以和中標預算(當前部分工程已經采用工程量清單)結合在一起。中標預算逐步分解到 WBS 的相應節(jié)點后,項目部就可以方便的得到收入計劃;工程實際完成情況錄入系統(tǒng)后,項目部還可以清楚的看到實際成本跟收入之間的對比關系,這一經濟對比關系是企業(yè)經營決策活動的重要參數。
“ 軟件系統(tǒng) ” 以 WBS 為紐帶,在收入和支出之間建立直接、可比較的關系,是對傳統(tǒng)經營管理方式的一個突破,意義非常重大。 基于基層業(yè)務實際,替代手工繁雜工作
一是直接處理日常業(yè)務數據。在項目施工過程中,各業(yè)務部門會產生大量的 ‘ 單據 ' ,如材料部門的入庫單、技術部門的需用計劃等。為了簡化工作, “ 軟件系統(tǒng) ” 充分考慮了這一需要,只要在系統(tǒng)中完成各自的任務,系統(tǒng)就已經自動形成完整的單據打印體系。使繁雜的手工勞動大大簡化。例如,現(xiàn)場材料的出庫單,每天都要發(fā)生多筆,同一材料一日之內也可能反復出庫。過去,庫房帳務人員手工填寫單據,既書寫不規(guī)范、容易出錯,又難以整理、容易遺失,F(xiàn)在,直接在系統(tǒng)中錄入數據,再通過打印機,實現(xiàn)多聯(lián)打印,形成的單據規(guī)范、美觀,易于裝訂和保存。
由于對基礎數據事項了統(tǒng)一管理,如 ‘ 材料名稱規(guī)格庫 ' 、 ‘ 供應商名稱庫 ' 等。因此單據的錄入過程就變成幾次簡單的選擇,再輸入實際數量、單價就可以了。操作過程非常簡潔。
二是報表自動生成。各類成本業(yè)務基礎單據在日常業(yè)務工作發(fā)生時已經實時的錄入系統(tǒng)當中,經過程序的統(tǒng)計和分析,自動生成各類報表。如材料明細帳、供應商結欠表等。從原始數據到報表匯總,是手工成本核實作業(yè)中,工作量最大、失誤率較高的繁雜作業(yè)。但這正是計算機的長處所在。
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